Automatiseren 

Logboeken bijhouden, rapportages aanleveren en spreadsheets aanmaken: niemand is er echt graag mee bezig, maar toch kan je er soms niet omheen. Gelukkig zijn er met GIS veel mogelijkheden om dit soort processen te automatiseren zodat je meer tijd overhoud voor ander werk.

In deze blog geef ik een aantal voorbeelden van dit soort automatsering die we bij Werkwijzer voor klanten hebben ontwikkeld. Misschien staat er wel iets tussen wat voor jouw bedrijf van pas kan komen!

1. Logboek bijhouden en status resetten

Of het nou water geven, schoonmaken of controles zijn, bij het onderhoud van openbare ruimte komt vaak herhalend werk kijken. Voor dit soort werkzaamheden is het natuurlijk belangrijk dat er voor elk bezoek goed wordt bijgehouden wat voor informatie er is verzameld. Maar met meerdere (tegelijkertijd lopende) rondes kan het al snel ingewikkeld worden om alles netjes te verzamelen en bewaren.

Gelukkig kan een groot deel van dit werk geautomatiseerd worden. Met behulp van slimme tools kunnen we zorgen dat als een activiteit wordt uitgevoerd de status van objecten na bepaalde tijd weer op “te doen” wordt gezet en er een regel wordt afgeschreven naar een logboek met de informatie over de activiteiten die zijn uitgevoerd.tool uitgevoerd wordt. Zo kan dit bijvoorbeeld automatisch elke nacht gebeuren, of handmatig door op een knop te drukken. Hoe vaak dit gebeurt wordt per object bijgehouden, waardoor je makkelijk kan bijhouden hoeveel bezoeken er zijn geweest.

2. Automatische velden berekenen

Dat we automatisch datums kunnen toevoegen bij het afronden van een activiteit is inmiddels waarschijnlijk wel bekend. Maar we kunnen ook nog veel meer andere velden automatisch berekenen!

Zo kunnen we bijvoorbeeld automatisch de einddatum van de nazorgverplichting van bomen invullen op basis van de plantdatum (of het plantseizoen) en de vereiste jaren nazorg. Zo is er nooit meer twijfel over tot wanneer de nazorg loopt.

Ook kunnen we automatisch straatnamen, wijken, buurten, gemeentes etc. toevoegen aan objecten op basis van hun locatie. Dit scheelt veel administratiewerk tijdens het inwinnen! Een laatste voorbeeld is het automatisch toevoegen van objectnummers (bijvoorbeeld boomnummers) bij het aanmaken van een nieuw object. Hierbij wordt rekening gehouden met bestaande boomnummers om dubbele nummers te voorkomen. Hierbij maakt het niet uit als bestaande nummers een irregulier patroon hebben.

Dit zijn slechts een paar voorbeelden van automatische berekening van velden en er is nog veel meer mogelijk. We denken dus ook graag mee over de mogelijkheden om ander soort data te automatiseren!

3. Data exporteren & rapportages genereren

De GIS omgeving is een geweldige manier op activiteiten bij te houden, maar voor andere doeleinden zoals administratie is het dan weer handig om al je data ook als een tabel in te kunnen zien. Om dit mogelijk de maken hebben wij voor een aantal klanten export tool ontwikkeld, waarmee met één druk op de knop data uit bestaande kaarten geëxporteerd kan worden naar Excel of een ander formaat.

Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt om een maandelijks verslag van afgeronde activiteiten te exporteren, maar kan ook ingezet worden aan het einde van een project om een overzicht van de werkzaamheden op te bouwen. We kunnen in de export tool ook filter naar keuze inbouwen. Je kan dan bijvoorbeeld kiezen om alleen data te exporteren voor een bepaalde regio, of een bepaalde project.

Als het einde van het project is het wellicht ook interessant om gebruik te maken van de mogelijkheid om automatisch rapportages te genereren. In zo’n rapportage krijgt elk object dan een eigen pagina met een kaartje van de locatie, informatie over het object en eventuele foto’s die met de Field Maps app zijn toegevoegd. Dit wordt allemaal verzameld in een PDF met opmaak en logo’s naar keuze die gelijk naar de opdrachtgever kunnen worden doorgestuurd.