WPI's met Survey123 

Eerst even plannen…

Onze WPI-oplossing begint op de kaart. Een coördinator of planner zet de werkplekinspecties op de juiste locaties klaar en voegt de benodigde projectinformatie toe. Met verschillende kleuren is direct zichtbaar welke inspecties nog moeten worden uitgevoerd en welke al zijn afgerond.

Zijn er vaste locaties die periodiek moeten worden geïnspecteerd? Dan kan aan iedere locatie een logboek en een terugkerende planning worden gekoppeld. De werkplekinspecties verschijnen bijvoorbeeld iedere maand automatisch opnieuw op de planning, terwijl alle historische gegevens centraal bewaard blijven.

Geen losse adressenlijst of spreadsheet dus, maar één actueel en visueel overzicht. De kaart laat niet alleen zien wat er moet gebeuren, maar ook precies waar.

…dan op pad met Survey123

De uitvoerder selecteert een geplande inspectie op de kaart en opent direct het bijbehorende formulier in Survey123. Bekende gegevens, zoals het projectnummer en de locatie, worden automatisch meegenomen. De medewerker hoeft deze informatie dus niet opnieuw in te voeren en het formulier blijft gekoppeld aan de juiste inspectie.

Tijdens de inspectie beantwoordt de medewerker de relevante controlevragen. Ook kunnen toelichtingen, foto’s en een handtekening worden toegevoegd. Slimme vervolgvragen verschijnen alleen wanneer ze van toepassing zijn. Zo blijft het formulier overzichtelijk en wordt de uitvoerder stap voor stap door de inspectie geleid.

Is de inspectie klaar? Dan worden de resultaten verzonden en kan de status op de kaart automatisch veranderen van ‘te doen’ naar ‘afgerond’.

Meteen resultaat

Na het invullen begint de informatie pas echt te werken. De resultaten zijn direct beschikbaar in kaarten, grafieken en dashboards. Handmatig gegevens overnemen uit formulieren of verschillende spreadsheets samenvoegen is daardoor niet meer nodig.

De organisatie krijgt onder andere inzicht in:

• de voortgang van geplande inspecties;

• locaties waar nog actie nodig is;

• veelvoorkomende bevindingen;

• verschillen tussen projecten of perioden;

• terugkerende aandachtspunten en mogelijke trends.

Voor iedere uitgevoerde inspectie kan bovendien automatisch een overzichtelijk rapport worden samengesteld. De antwoorden, toelichtingen en overige gegevens worden hierin direct samengebracht. Zo ga je van een geplande locatie op de kaart naar een compleet inspectieverslag, zonder knip-, plak- of overtypwerk.

Door hieraan een automatische e-mailactie te koppelen, komen de rapporten direct bij de juiste personen in de mailbox terecht. Zo kan ook de opvolging meteen beginnen.

Van formulier naar slimme werkwijze

Deze WPI-oplossing laat zien dat Survey123 veel meer is dan een digitaal formulier. Door de toepassing te combineren met kaarten, terugkerende planningen, dashboards, rapportages en e-mailnotificaties ontstaat één doorlopend proces: van het plannen van een inspectie tot het opvolgen van de resultaten.

Benieuwd waar Survey123 binnen jouw organisatie het verschil kan maken? Onze consultants denken graag mee over jullie werkproces en vertalen dit naar een praktische oplossing die tijd bespaart, overzicht creëert en informatie direct bruikbaar maakt.